¿Cómo gastar de manera inteligente?

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A pesar de que sus funciones difieren bastante, los líderes de finanzas, cadena de suministro y tecnología deben colaborar conexamente para abordar un conjunto mucho más amplio de requisitos y complejidades; es necesario adaptarse y responder a los cambios en el mercado, así como crear, en última instancia, nuevos modelos de negocio.

Las decisiones de inversión que una vez se tomaban en el transcurso de años, ahora se deben tomar en meses y para agilizar estos procesos quienes toman las decisiones se basan en los datos. Dentro de las organizaciones se manejan grandes flujos de data y este panorama se complica, aún más, cuando se automatizan los sistemas para hacer frente a necesidades particulares como viajes, gastos y adquisiciones, sin asegurar que estos sistemas se comuniquen entre sí.

Los datos incompletos cuentan una historia fragmentada, y más de la mitad (56%) de los CFOs aseguran que las métricas que tienen no miden el rendimiento del negocio con precisión ¿Cómo pueden entonces los equipos financieros tomar decisiones acertadas cuando más de la mitad (52%) dice que está trabajando con herramientas y procesos de planificación obsoletos?

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Asumir estos desafíos requiere un control total de cada categoría de desembolso, así como una forma integral de organizar el gasto y la política en todas las categorías ya que las soluciones tradicionales no pueden encargarse de ambos. Ciertamente, cada categoría de gasto: desde viajes y viáticos, hasta consultores directos e indirectos, contratistas y una fuerza laboral ampliada, tienen matices únicos que requieren un flujo de trabajo específico, funcionalidad y procesos únicos. Lograr un mayor control depende de que haya total transparencia en cada pago que se realice.

Cuando las cadenas de suministro se hacen más complejas, la capacidad de colaborar se vuelve aún más valiosa. Por ejemplo, se puede lograr mucho a través de una videoconferencia pero los viajes siguen siendo necesarios, especialmente cuando se expanden nuevos mercados, éste es uno de los costos más altos dentro de una empresa.

Pese a su utilidad y relevancia comprar servicios basados en personas es mucho más complejo que comprar materiales y conlleva sus propios riesgos, como el contacto con sistemas y clientes. Por eso existen grandes compañías de tecnología que ofrecen soluciones de primera clase para ayudar a las organizaciones a generar, comprometer y administrar su fuerza de trabajo externa y sus desembolsos adicionales de manera fácil y efectiva.

Las compras deben ir más allá de la replicación de procesos manuales. Hay un enorme valor en el procesamiento de transacciones en tiempo real, a escala global, con millones de socios comerciales. Existen redes comerciales que permiten a los compradores y proveedores ampliar la colaboración al diseño, innovación y entrega de productos. Esto significa que las organizaciones pueden capturar informes de progreso actualizados al minuto sobre el trabajo en equipo dentro y entre las organizaciones.

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Adicionalmente, hay valiosos canales de comercio electrónico que nivelan el campo de juego, permitiendo a las pequeñas empresas competir con grandes empresas aprovechando la economía global actual. Ahora las áreas financieras tienen las herramientas para administrar todas las solicitudes de viaje hasta el proceso de reembolso con herramientas fáciles de usar que brindan transparencia.

Estas herramientas permiten que las finanzas encuentren fácilmente los errores de gastos y políticas a medida que ocurren y corregirlas en tiempo real. Esto sucede gracias a una plataforma de datos integrada, aprendizaje automático, asistentes digitales y analíticas líderes en la industria, que vigilan el negocio en tiempos inciertos.

Un sistema de ‘Gestión Inteligente’ de pagos brinda a los equipos financieros una visión del gasto y la exposición en cada categoría a través de una vista de "panel único" para que las finanzas puedan reducir los riesgos, descubrir oportunidades y aumentar la agilidad en un mundo en constante cambio.

Esta ‘Gestión Inteligente’ de gastos ayuda a garantizar que cada inversión haga avanzar a toda la empresa, convirtiéndola en un facilitador de la empresa. La información más profunda y en tiempo real es transformadora, lo que permite el control total de cada categoría de desembolso, así como una organización más amplia del dispendio y la política en todas las categorías. Este tipo de gestión permite a los líderes lograr el delicado equilibrio entre optimizar el gasto y aumentar la agilidad dentro de la organización.

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