¿Qué hacer para que las reuniones sean más productivas?

Un reciente estudio calcula que un trabajador pasa en promedio 213 horas al año (26 días hábiles) en ellas. Pero eso no es lo más grave. El sondeo, encargado por la firma Moo, una compañía de diseño con sede en Londres, Inglaterra, encontró que estas citas son una pérdida de tiempo y dinero.

El estudio, hecho con una muestra de 1.000 trabajadores, reveló que un tercio del tiempo que la gente pasa en ellas es perdido, entre otras razones por la espera que deben hacer los puntuales mientras llegan los demás.

El estudio también sugiere que en Gran Bretaña 20 millones de personas van al menos a una reunión al día y gastan en promedio 4,1 horas a la semana en este tipo de eventos El estudio encontró que, en promedio, 20 minutos de cada hora en una reunión se pierden. Nueve de cada diez empleados manifestó que la principal razón es el incumplimiento de otros y en, segundo lugar, es esperar a que los técnicos preparen el salón.

También mencionaron que era difícil lograr la atención de los asistentes para comenzarlas. Una parte de ellos duerme mientras suceden, otra chequea su teléfono y otra más sueña despierta en ellas. Es hora de hacerlas más eficientes. Estos son algunos consejos para lograrlo.

1 Menos es más: Según los investigadores una de las formas más fáciles de ser productivo es reducir el número de reuniones a las que asiste. Es importante enfocarse solo en las necesarias. Esto liberará tiempo valioso para realizar otras tareas en la empresa.

2 Preparación previa: Los organizadores deben tener todos los asuntos tecnológicos listos de antemano. Para esto es importante que se disponga de tiempo previo a la cita para chequear que la tecnología y las conexiones funcionen. Pero además de eso los asistentes deben ir preparados para hablar del asunto a trataran en la reunión. Esto ayudará a que sea más ágil.

3 Puntualidad: Por respeto con los demás y con su propio tiempo, lo mejor es llegar a la hora convenida. Por eso lo más indicado es levantarse con tiempo suficiente para que llegar a la hora exacta.

4 Ponga atención: ya que está ahí, más le vale poner atención y respetar los tiempos para hablar pues una de las cosas más molestas que surgieron en el sondeo es cuando todos hablan al tiempo. Evite la tentación de hablar de cosas superfluas para no alargar la reunión.

5 Eficiencia: El estudio aconseja a los directivos limitar las reuniones a temas realmente necesarios. Cuando las hagan recomiendan evitar el uso de jerga administrativa para que todos entiendan y no se pierda tiempo explicando términos desconocidos. El líder de la reunión debe ir con claridad del objetivo de esta y no deben durar más de 30 minutos.