De regreso a la oficina: qué tener en cuenta para la transición

A medida que el país se prepara para abrir la economía, muchas organizaciones, a través de su departamento de recursos humanos, deben prepararse para tener un plan de salud y seguridad, con el fin de que este proceso sea exitoso. La meta es evitar que su fuerza de trabajo se contagie de covid-19. Pero como no hay una experiencia previa en el tema, pues es una situación nueva para todos, este regreso al trabajo requiere una discusión previa antes de actuar. Además, tras la experiencia del trabajo en casa, muchos piensan que no tendría sentido volver, mientras otros no ven la hora de regresar, pues consideran que estar en el puesto de trabajo es esencial para ellos. De modo que hay que pensar en lo que viene y tener un plan muy completo para tener listas las oficinas y a prueba de covid-19.

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La primera gran consideración es que el foco deber estar en la salud y la seguridad. La mayoría de trabajadores quiere volver a la vida normal. Ese sería el ideal. Lo único que los cohíbe es el temor de que su empresa no tenga las condiciones necesarias para protegerlos. Por eso, la primera acción es comunicarles a los colaboradores que la empresa está haciendo todo lo que está a su alcance para asegurarlos. El objetivo es que ellos se sientan seguros. Pero esto no debe ser un simple discurso, sino que estas palabras deben estar apoyadas en acciones concretas y efectivas para lograr un buen regreso. Debe haber una buena comunicación para comunicar que los equipos de trabajo tendrán suministro de tapabocas, termómetros, geles antibacteriales y una política clara para no solo limpiar sino desinfectar los escritorios y puestos de trabajo. Los expertos creen que no será como oprimir un interruptor, sino que tendrá que haber un proceso gradual de reincorporación al trabajo, tal y como lo planea el Gobierno.

La segunda gran consideración es que se debe replantear el nuevo papel del espacio de la oficina. En este punto, los expertos señalan que lo ideal no es tratar de recrear el mismo espacio que había antes, pues la situación cambió el concepto de lo que era normal. En cambio, con base en la experiencia del teletrabajo, hay que establecer cómo sería más eficiente ese espacio. No solo las rutinas cambiaron, también el espacio físico, pues habrá que establecer una distancia social prudente para evitar contagios y también protocolos para los espacios comunes, como salas de conferencia y espacios de cafetería. En este punto también es importante que las normas entre los trabajadores, como saludarse y abrazarse, sean claras para evitar malos entendidos.

La tercera consideración es preguntar a los colaboradores qué quieren y piensan del trabajo. No todos piensan igual ni todos tienen situaciones parecidas. Por eso hay que saber cuál es la opinión de cada uno de ellos frente al regreso al trabajo. No dude en hacer encuestas para conocer los cambios que la cuarentena generó en cada familia. Es posible que algunos de sus empleados que tienen hijos en su casa en educación virtual prefieran seguir con el esquema de trabajo virtual. Esta información será valiosa para decidir quiénes podrían estar a gusto de volver y quiénes no. Además, ayudará a que algunos que son mucho más necesarios en su puesto de trabajo no tengan que sufrir porque todo el mundo volverá, sino que sabrán que las oficinas tendrán suficiente distancia para no generar contagios prevenibles.

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Reabrir o morir

Por último, es importante destacar que la flexibilidad en este momento es una de las capacidades más apreciadas. Cada empleado tiene derecho a proteger su salud y, en este momento, la oficina de recursos humanos debe permitir que cada cual decida si quiere y puede mantener el trabajo en casa, y dejar ir a la oficina a quienes quieran y puedan. Para lograr todo esto, es necesario estar informados de las novedades de la pandemia y de estar en comunicación clara y permanente con los diferentes grupos de trabajo.

Solo así, la estrategia de volver a la nueva normalidad en medio de la pandemia será exitoso.

Paso a paso

1. Abra la oficina primero a individuos que tienen una razón poderosa para estar allí, como aquellos que necesitan ciertos equipos y espacio necesario para ser más eficientes.

2. Invite después a aquellos que requieren flexibilidad, como los padres de hijos pequeños o quienes cuidan a otros, así como a los que tienen problemas de transporte.

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3. En tercer lugar deben llegar los que son más vulnerables por edad o por una condición de base que los ponga en mayor riesgo de tener una versión severa de covid-19. Así mismo, incluya en este grupo a los que se sienten mal de estar con otros hasta que no haya una vacuna o un tratamiento.

4. Las directivas de la empresa deben entender que no todos los empleados volverán a trabajar a la oficina de manera simultánea y que no hay ningún problema en eso. Después de dos meses de teletrabajo, muchos no necesitan ir a ese espacio para hacer bien sus labores y muchas conferencias se pueden resolver con videollamadas.

5. La pandemia debe ser vista también como una oportunidad para contratar gente en cualquier lugar del mundo o para saber que no se necesita tanto espacio en sus oficinas para operar bien.

6. No haga esto solo. El Gobierno ha sacado protocolos que deben ser cumplidos a cabalidad. Pero también comparta sus inquietudes con otras empresas para asegurar que los empleados tienen máxima seguridad en ese espacio de trabajo frente a la amenaza del virus.