Tendencia de los eventos híbridos se impone en la nueva normalidad

Una de las industrias más afectadas por la pandemia es la de organización de eventos de todo tipo como culturales, empresariales, deportivos, entre otros. 

De acuerdo con datos de la empresa de producción Integra Producción y Logística, en el país se realizaban cerca de 1.800 eventos sociales, corporativos y culturales al mes, los cuales tuvieron que migrar a las plataformas virtuales.

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Los eventos híbridos surgieron como una alternativa para que las empresas y sus clientes pudieran mantenerse en contacto, prescindiendo de las distancias físicas y cuidando su salud. 

A pesar de no tener la posibilidad de interactuar personalmente, los eventos híbridos tienen una serie de ventajas sobre los presenciales, como la optimización de costos y la reducción de inversión en recursos económicos haciendo uso de las herramientas tecnológicas. 

Por eso, la tecnología se ha convertido en un aliado para que las marcas y las empresas puedan mantenerse en contacto con sus clientes. 

Por ejemplo, la plataforma de tecnología Geoexperience, desarrollada por la multinacional de publicidad Geometry, hace una mezcla entre los recursos digitales, virtuales, presenciales y reales para realizar un evento con una presencia física de 50 personas (aforo máximo permitido en la presencialidad) y un grupo de audiencias conectadas desde sus casas. 

En la plataforma se puede recrear cualquier escenario, ya sea una tarima o un salón de eventos o una oficina para generar un ambiente de conexión entre asistentes presenciales y virtuales.

“El reto de los eventos híbridos y virtuales radica en lograr que sean verdaderamente inmersivos. El propósito es lograr que cada invitado salga de su estado pasivo de espectador, para ser un participante activo que elige cómo vivir su experiencia, por medio de plataformas que centralizan diferentes tipos de interacción”, aseguró el director de Integra, Alfonso Rebolledo.  

Para hacer que el espectador realmente salga de su estado pasivo, la empresa necesita tener un canal de comunicación claro. "Incorporar en sus narrativas componentes que conecten con las personas en lo emocional, desde la honestidad. No deben sonar oportunistas sino como un aliado de su audiencia, que entiende la situación y que es inspirador”, afirmó el vicepresidente de experiencias de Geometry, Camilo Afanador. 

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En los eventos virtuales prima la creatividad, según afirmó Rebolledo: “El contenido interactivo con uso de formatos innovadores como videoclips en animaciones en 3D, y las campañas de expectativa que invitan a la interacción, como: encuestas y concursos, serán algunas de las tendencias de los eventos híbridos”. 

Eventos híbridos en todos los sectores 

Una de las tendencias más reconocidas en los eventos híbridos tiene mucho que ver con las experiencias gastronómicas. 

De acuerdo con la gerente regional de Marketing para Colombia de la compañía SAS, Sandra Hernández, hoy en día se dictan: “Clases de todo tipo, sesiones gastronómicas, capacitaciones en línea o fiestas virtuales, que también hacen parte de este auge de eventos híbridos en Colombia. Son otra forma de conectar con las audiencias y combinar presencialidad y virtualidad: los ingredientes se envían a la casa de cada uno de los asistentes, hay un chef que da la clase y todos los invitados juegan un rol protagónico en la actividad”. 

Los eventos deportivos también han migrado a las plataformas híbridas. “El ciclismo virtual es prácticamente el nuevo golf de los empresarios en estos tiempos de coyuntura. Poder combinar una actividad física real con un encuentro virtual a través de las plataformas tecnológicas configura una de las innovadoras estrategias de marketing y comunicación a las que pueden acudir las empresas hoy en día”, concluyó Hernández. 

Claves para un buen evento híbrido 

Al tratarse de eventos que son relativamente nuevos, todavía hay mucho por aprender. 

De acuerdo con el Hotel Hilton, y las experiencias virtuales y presenciales realizadas bajo los estándares de  Hilton EventReady y Hilton CleanStay, estas son algunas pautas para tener en cuenta para un evento híbrido: 

Plataformas con material incluido

Para el buen desarrollo de los eventos es clave el material que será entregado a los participantes. Existen aplicaciones y plataformas para que el invitado descargue en su dispositivo las hojas de vida de los panelistas, la presentación, videos o material de apoyo, entre otros. El uso de estas  plataformas o aplicaciones está disponible para quienes realicen eventos híbridos.

Recorridos virtuales

Parte fundamental de la presencialidad es la experiencia de marca que los participantes viven. Los eventos híbridos no son la excepción, pues existen plataformas que permiten tener stands virtuales, a los cuales, los invitados inscritos, pueden visitar en el marco del recorrido que se realice.

Networking

En eventos académicos o empresariales el Networking es fundamental para la ampliación de nuevos negocios o para generar relaciones públicas. La virtualización de los mismos cohíbe este tipo de reuniones, sin embargo, algunas plataformas tienen la posibilidad de generar estos encuentros, que facilitan el desarrollo de los eventos, y da una cercanía a la presencialidad. 

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