Las ventajas de digitalizar la nómina

A pesar de que hoy existe una mayor familiaridad hacia los términos relacionados con el mundo digital, todavía muchas personas lo siguen percibiendo como algo complicado que se restringe a la compra e implementación de soluciones tecnológicas. Alexandra Reyes, presidenta de Carvajal Tecnología y Servicios, asegura que estos son mitos que se han venido creando en el empresariado y que en realidad la transformación digital no significa lo mismo para todas las compañías. De hecho, precisa, “si se ejecutan bien las tecnologías deben ser un habilitador y no una causa para hacer grandes cambios”.

Los alcances pueden variar, desde transformar todo un proceso productivo y cadena de abastecimiento, hasta implementar ajustes en procedimientos contables exclusivamente. La complejidad de cada proyecto, asegura Reyes, dependerá de muchos factores “principalmente de la distancia entre el estado actual y el requerido para resolver la necesidad”. Algunas de las iniciativas de reinvención digital suelen ser más sencillas de lo que se cree.

Un ejemplo de ello es lo que ha venido ocurriendo en Colombia con la implementación de la factura electrónica, que algunas empresas asumieron como una oportunidad para la transformación de su proceso de facturación. Lo mismo está sucediendo con la nómina electrónica, un documento soporte que contiene en detalle los valores devengados, deducidos y el neto por nómina de un empleado vinculado a través de una relación laboral o legal vigente y reglamentaria, así como los pagos a pensionados a cargo del empleador. Su emisión también será obligatoria para todos aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios.

“Desde la perspectiva de la reinvención digital, el proceso de nómina electrónica tiene el potencial de permitir al empleador llevar un reporte de todos los movimientos realizados frente a los beneficiarios, transformando un proceso manual en uno ciento por ciento digital”, precisa Reyes. Esto otorga a las empresas la oportunidad de utilizar el soporte de los pagos de nómina dentro de las declaraciones tributarias, para devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas; implementar el proceso de desmaterialización de los comprobantes fiscales; sustentar de forma más ágil y fácil los costos y deducciones asociados a pagos de nómina ante la Dian; mantener la información de los costos y deducciones actualizados en esa entidad; y eliminar los trámites administrativos para certificar los desprendibles de nómina.

*Contenido elaborado con apoyo de Carvajal Tecnología y Servicios