Notarías en Colombia: ¿Cuáles son los trámites que se podrán realizar en línea?

Las medidas restrictivas adoptadas por la aparición de la pandemia del coronavirus hace un año en Colombia llevaron a las entidades oficiales a buscar alternativas para la atención al público con el propósito de evitar congestiones y aglomeración de los usuarios.

Y aunque en algunos casos se limitó el acceso al público de manera presencial con horarios reducidos y ampliación de los espacios en los turnos de atención, la virtualidad comenzó a ganar espacio y los trámites online se afianzaron en el último año.

Es así como se dio vía libre a la Ley 24/2001 de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Fiscal, con lo cual se estableció la posibilidad del trámite electrónico de actos y documentos notariales, a través de la Firma Electrónica Reconocida Notarial (Feren).

De esta manera, se pone al servicio de los usuarios de las notarías esta herramienta con lo cual se evita el desplazamiento a esos despachos para cumplir con ciertas obligaciones o ejecutar algún trámite, desde la venta de un inmueble, un divorcio, registro o una autenticación, que exigía la presencia de los interesados.

La Superintendencia de Notariado y Registro, el Ministerio TIC, la Consejería Presidencial para Asuntos Económicos y Transformación Digital sellaron la reglamentación de la prestación del servicio notarial a través de medios electrónicos. Esta implementación se realizará a través de la capacidad de la nube de Microsoft Azure.

Este esfuerzo inicia en forma la digitalización de más de 450 actos notariales, desde escrituración, contratos, registros civiles y autenticaciones, un tema de gran relevancia para un país en el que cada una de las 911 notarías genera entre 3.000 y 6.000 escrituras anuales, sin contar los trámites de registro y autenticación.

A partir de ahora, el notario podrá adelantar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, integridad y accesibilidad.

La reciente reglamentación indica que todos los actos notariales, en adelante, deben ser digitales, por lo que la Superintendencia de Notariado y Registro iniciará una validación y posterior certificación de las notarías del país para que puedan operar digitalmente.

Entre los trámites que se pueden hacer de manera virtual se encuentran:

- Solicitud de certificados de seguros de vida y de últimas voluntades

- Comunicación de los partes testamentarios y de actas de abintestato para su alta y verificación

- Consultas y comunicaciones a la oficina virtual del Catastro

- Comunicaciones y notificaciones de poderes procesales al Consejo General del Poder Judicial

- Utilización de servicios BOE

- consulta de titularidades reales

El portal Notarios en Red destacó los documentos cuya tramitación puede ser completamente online:

- La constitución de la Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE) y de la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL), donde todos los trámites para su creación se realizan desde la propia notaria por medio de documento electrónico notarial y sin necesidad de que el interesado tenga ningún conocimiento electrónico. Así, el emprendedor no necesita ir al Registro Mercantil, a la Seguridad Social y a Hacienda, pues el notario remite de forma telemática la documentación necesaria.

- Acta de Notoriedad para la obtención de la nacionalidad española para extranjeros de origen sefardí, que es una actuación notarial por la que se envía dicho documento por vía electrónica al Ministerio de Justicia. A tal fin, el notario descarga del portal de nacionalidad de sefardíes toda la información y documentación que el interesado ha aportado y, una vez firmada por el mismo medio, remite el acta de notoriedad para su posterior tramitación ante el Ministerio de Justicia.

- La compraventa de inmuebles, pues una vez aportada la documentación necesaria, datos de identidad de vendedor y comprador, documentación que acredite la titularidad del bien y la acreditación de medios de pago, redactada y autorizada la escritura por el notario y firmada por los interesados, el resto de los trámites, con las debidas autorizaciones de aquellos, se puede hacer de forma telemática por el notario, tanto la previa solicitud de la referencia catastral, a través de la consulta a la oficina virtual del Catastro, como la previa acreditación de deuda a la comunidad de propietarios, la previa verificación de estar al corriente en el pago del impuesto de bienes inmuebles y demás tributos municipales, así como la previa aportación del certificado de eficiencia energética, en su caso.

Una vez firmada la escritura notarial de compraventa, el notario puede presentar la misma telemáticamente para liquidar, tanto el impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados, como la liquidación del impuesto de plusvalía municipal, así como en el Registro de la Propiedad competente, y recibida telemáticamente la calificación registral, entregar la escritura de compraventa completa al interesado, eso sí, ya en soporte de papel, pero sin que aquel haya tenido que ir de una administración a otra.