Estos son los secretos que guardan los mejores gerentes

A pesar de contar con una alta formación académica, las habilidades gerenciales se aprenden y se pulen con la experiencia laboral. Pero no todos llegan a alcanzar ese punto óptimo que le da cabida a los quehaceres del día a día y, a la vez, darle reserva a un importante espacio para la vida personal, familiar, la salud y el descanso.

Por tanto, en esta ocasión, queremos darle algunos consejos que le servirán para optimizar su vida laboral. No importa si usted es gerente o jefe en este momento o si quizá quiera llegar a serlo en el futuro. Siempre vale la pena revisar la manera en que se hacen las cosas en el trabajo y como pueden ser reinventadas para ser más eficientes y más felices.

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El día a día de un buen gerente

Es sorprendente ver cómo algunos gerentes y jefes logran llevar un equilibrio entre su oficio, las tareas pendientes, el estrés diario, las quejas de los clientes, la vida familiar, los temas médicos, la alimentación, etc. y parecen lograrlo todo a la vez. Pero también es común ver el caso opuesto: gerentes que no organizan los temas por prioridades, desorganizados, ineficientes y que no cumplen con las metas en la empresa.

Si comparamos a un gerente excelente con uno no tan bueno, ¿qué los hace diferentes, asumiendo que ambos tienen la misma formación académica y experiencia laboral? La respuesta obedece a razones en la estrategia y las herramientas que se adoptan para llevar el día a día en el trabajo y combinarla con otros aspectos igualmente importantes en el ámbito personal.

He aquí algunas recomendaciones de gerentes exitosos y eficientes, que le sugerimos tener en cuenta en su vida laboral:

• Tener especial cuidado con la agenda. Esto implica destinarle un tiempo el viernes, antes de irse a descansar el fin de semana, para definir la agenda de toda la semana (solo o con su equipo de trabajo): asignar citas, reservar espacios para temas personales, familiares, para almorzar, etc.

Algunos gerentes, incluso, solo otorgan citas en ciertos momentos de la semana, para no permitir que otros espacios tengan que sacrificarse (a menos que una eventualidad lo amerite). El cuidado de la agenda, también implica el ser estricto con los horarios: exigir puntualidad y ser puntual con las citas que se solicitan. Si usted se organiza, no tendrá que vivir situaciones como llegar tarde a una cena con su pareja, a la entrega de notas del colegio de sus hijos, al cumpleaños de sus papás o almorzar hasta las 5:00 p.m., poniendo en riesgo su salud. Éstas también deben ser prioridades en su vida.

• Realizar reuniones o comités de manera periódica. Los buenos gerentes buscan espacios periódicos con su equipo de trabajo, para ver el avance de los proyectos y poder atender las necesidades de las diferentes áreas de la compañía, pero también para tener una percepción del estado de ánimo de sus empleados, de los posibles conflictos y para tomar correctivos si se requiere.

En este punto es importante el no caer en la “reunionitis”, que a veces genera desgaste. No se trata de reunirse porque sí, sino para estar en contacto permanente con las personas que trabajan con usted. Otro aspecto a tener en cuenta es clarificar los temas que se van a tratar en la reunión e informarlos a quienes asistirán, para que puedan preparar su intervención con tiempo y llevar los datos o informes necesarios.

También es importante llevar, en lo posible, actas de las reuniones, para establecer compromisos, fechas, alcances y responsables de cada tema, así como fijar la fecha de la próxima reunión.

• Saber delegar sin “desentenderse” de los temas. Este es uno de los puntos débiles de los gerentes y jefes. Algunos delegan del todo, alejándose de temas que, al no ser supervisados, generan riesgo moral, es decir, ocasionan que cuando los trabajadores no son supervisados, tienden a volverse menos eficientes. Otros, desconfían tanto de sus trabajadores, que les cuesta soltar algunos temas y no quieren delegar. Ambas conductas son un error.

Un buen jefe debe ser ante todo, un buen líder quien sin necesidad de ser amenazante, debe enseñar a su equipo a hacer las cosas de la mejor forma posible, sin necesidad de tener que estar todo el tiempo supervisando. Ahora, esto no implica pedir algo y luego olvidarlo por completo, por dar un ejemplo, un jefe no debe encargarse de hacer las cartas y servir el café, pero sí debe revisar las cartas antes de firmarlas y saber que cuando un cliente se tome un café, éste estará delicioso.

• Hacer listas de tareas semanalmente. Las listas no solo sirven al momento de hacer mercado. También son útiles e indispensables para ser eficientes en el trabajo. Al hacer listas, se pueden organizar los elementos por prioridades e ir haciendo un “Check List” de lo que se va realizando, lo que le permitirá programar o aplazar otras actividades y también saber, cuando es necesario pedir ayuda.

Entre mejor programe su semana, más tiempo libre tendrá y verá que el estrés será menor. No hay peor gerente que el que no tiene clara la carta de navegación.

• La conducta en lo personal. Las habilidades gerenciales van de la mano con las personales. De lo contrario habrá incoherencia. Por esto, si usted es gerente o jefe o algún día aspira serlo, nunca olvide que debe tratar bien a su equipo, sin que le pierdan el respeto.

Hay que dar ejemplo con la conducta, con la puntualidad, con el comportamiento en los eventos sociales y laborales. Es importante ser claro con lo que quiere de su equipo de trabajo, dar instrucciones claras, cumplir las citas que otorga, ser justo y equitativo con todos los miembros de su equipo (no tener tratos preferentes) y saber que a veces es necesario tomar decisiones impopulares, ser honesto y siempre poder conciliar el sueño, sabiendo que puede irse a descansar con la conciencia tranquila. Una cosa es la autoridad y otra muy diferente la dictadura.

En general, un buen gerente debe ser un líder, una buena persona y debe procurar en lo posible, llevar un equilibrio en todos los campos de la vida: el laboral, el personal, el espiritual, el afectivo, etc., ser organizado y siempre estar abierto a aprender nuevas y mejores maneras de hacer las cosas, ser inteligente emocionalmente y actualizarse día a día. Esto también hará que el éxito en el trabajo esté acompañado de lo más importante en la vida: ser feliz.

Sandra Liliana Miranda Forero

Magíster en Economía profesora Pontificia Universidad Javeriana

sandra.miranda@javeriana.edu.co.

En Twitter: @salimifo