Una estrategia para ser más eficiente en el trabajo

Cuando usted llega a su oficina puede tener una rutina predeterminada, con la que se inicia y espera le permita cumplir a cabalidad sus responsabilidades. Pero a lo largo de su jornada puede que se aparezcan una que otra interrupción o simplemente usted sea de quienes se desconcentre fácilmente, lo que dificultará lograr sus tareas al 100%.

Cualquier empresa quiere tener entre su nómina a personas productivas, es decir, que sepan optimizar el tiempo cumpliendo con las labores asignadas y, con ello, produciendo ganancias para la empresa. Pero esta característica puede depender de qué tan capacitado está usted (nivel de educación) y también, de la forma adecuada en la que usted administra el trabajo.

En ello hay que ser sincero: cada quien reconoce sus habilidades o debilidades y sabe cómo concentrarse y cuándo permitirse una que otra distracción. El verdadero problema de esto radica cuando usted pierde el control de esas “malas mañas” y espera hasta último momento para entregar las cosas, haciendo que no queden de la mejor forma o que pueda cometer errores.

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Entonces, si su ideal es poder acabar con esto, aquí le presentamos la estrategia de la “Matriz de gestión del tiempo” que, aunque tiene un nombre un poco exagerado, lo que le permite es reconocer, de forma visual lo que es importante y lo que es urgente, de lo que no; ahorrándole tiempo y ayudándole a mantener la concentración.

No establecer prioridades es una de las principales razones por las que las personas fracasan en el trabajo. 

La estrategia fue creada por Stephen Covey, autor de “The Seven Habits of Highly Effective People” (Los siete hábitos de la gente altamente efectiva) y “First Things First” (Primero lo primero), quien popularizó el concepto de una matriz de gestión del tiempo con el que se establecen cuatro cuadrantes para determinar las tareas que "necesita" hacer y decidir qué es lo que debe hacerse con prioridad.

¿Cómo funciona?

Visualmente es así de sencillo:

La estrategia es básica: la idea es mantenerse fuera del cuadrante 1, 3 y 4. Pero lo cierto es que muy pocas personas saben definir qué es lo verdaderamente importante. La mayoría prefieren atender lo urgente, que es aquello que es visible y genera una presión; pero no siempre son importantes, lo que se define como aquello que le ayudará a lograr sus propósitos profesionales  y de vida. Así, la gente que es realmente efectiva, se la pasa en el cuadrante 2, según explica Francisco Sáenz.

Así, lo importante está relacionado con las consecuencias que puede llegar a generar el no realizar esa tarea. En cuanto a la urgencia, lo que se tiene que tener en cuenta es el tiempo que le consume y el tiempo restante a la fecha de límite.

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En un ejercicio rápido, una vez finalice su día laboral haga en un cuadro una matriz de éstas y verifique sus tareas y ponga cada una de ellas en uno de estos cuadrantes. Si logró mantener la mayoría de ellas en el dos, ¡felicitaciones! De lo contrario, puede ser una buena oportunidad para empezar a considerar en qué está fallando.

La estrategia es, simplemente, que le dedique unos 5 minutos todas sus mañanas a elaborar un cuadro como estos antes de empezar su jornada laboral. Con ello, sabrá qué considerar cuándo o en qué momento. Además, tenga en cuenta que la satisfacción personal que puede generar el lograr pequeñas tareas, lo impulsará a ser mucho más productivo.

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