Ya se pueden realizar firmas digitales en Google Docs y Google Drive con ‘eSignature’, así funciona

Las firmas electrónicas han surgido como una herramienta esencial para agilizar procesos y simplificar trámites que antes requerían la firma en papel. Estas firmas digitales no solo ofrecen conveniencia, sino también seguridad y validez legal en una amplia gama de transacciones.

Estas han revolucionado la forma en que se realizan las transacciones y se llevan a cabo los negocios en línea. Su importancia radica en varios factores clave:

• Agilidad y conveniencia: eliminan la necesidad de imprimir, firmar físicamente y escanear documentos, lo que acelera el proceso de firma y reduce el tiempo necesario para completar las transacciones.

• Ahorro de costos: la eliminación del papel y la necesidad de envío físico de documentos ahorra recursos y gastos de envío. Además, los costos asociados con el almacenamiento y el mantenimiento de documentos en papel se reducen significativamente.
• Validez legal: en muchos países, las firmas electrónicas tienen la misma validez legal que las firmas manuscritas en papel. Esto ha permitido la adopción de soluciones digitales en sectores como los servicios financieros, el gobierno y el comercio electrónico.
• Seguridad: las firmas electrónicas utilizan técnicas criptográficas avanzadas para garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos firmados. Esto protege los documentos de la falsificación y el fraude.

• Medio ambiente: la reducción del uso de papel y los recursos asociados con la impresión y el transporte de documentos físicos contribuye a la sostenibilidad ambiental.

Así las cosas, pensando en un mejor servicio para sus usuarios, Google ha estado trabajando en el soporte nativo para firmas electrónicas desde Docs y Drive, así no tendrán que salir de sus aplicaciones para firmar en otras aplicaciones.

La compañía de Mountain View hizo el lanzamiento de ‘eSignatures’ en beta, tras estar más de un año en estado alfa.

Firmar de forma digital en Google Docs y Google Drive

• Esta nueva función de ‘eSignatures’ le permitirá a los usuarios firmar y solicitar la firma de uno o más usuarios.
• Las capturas de pantalla publicadas por Google revelan que los usuarios de Docs y Drive pueden solicitar una firma completa o solamente las iniciales de los destinatarios.
• Los usuarios podrán configurar el cuadro de ‘fecha de firma’ para que se pueda autocompletar.
• Se puede generar múltiples solicitudes de firma a partir de un mismo documento o plantilla de contrato.
• La función del rastreo de firmas le permite al usuario rastrear las firmas pendientes para conocer el estado en el que están, según la compañía.

Cabe destacar que la firma electrónica de Google Docs y Drive no es precisamente nueva, pues algunas opciones basadas en la nube como Dropbox o aplicaciones como Adobe Acrobat ya cuentan con este servicio desde hace un tiempo. De todos modos, con ‘eSignature’ de Google los usuarios que trabajan directamente en Docs o Drive serán los más beneficiados.

Hasta el momento, solamente se podrá solicitar firmas a los usuarios que usan Gmail. Además, la función de ‘eSignature’ aún no está disponible para todo el público, ya que aún se encuentra en estado beta.

Asimismo, la compañía explica que la firma electrónica no está disponible para todos los usuarios de Workspace. Por ejemplo, los suscriptores individuales de este servicio tendrán acceso a la versión beta abierta en las próximas semanas.

Mientras que los suscriptores de Workspace Business o Enterprise solo tendrán acceso a esta función si sus administradores lo solicitan.

Finalmente, Google no aclaró si esta función llegará también a las cuentas personales gratuitas de Google, por lo que habrá que esperar a los próximos informes.