8 consejos para organizar mejor su trabajo

El ritmo desenfrenado de hoy en día puede llevar a que su tiempo en la oficina o en cualquiera que sea su ámbito profesional le parezca demasiado corto. De acuerdo a un informe de la firma Performia, expertos en contratar el personal más productivo para una organización, el mayor problema de muchas empresas es que no miden la productividad.

Según el documento, “el 41,3% de las empresas de servicios, el 35,9% de la industria y el 25,8% del comercio afirma haber medido su productividad”, lo cual quiere decir que el resto de las compañías no lo hace o no visualizan la gestión que realizaban. Y gran parte del problema reside en la falta de indicadores para medir el resultado del trabajo de sus colaboradores.

¿A quién no le ha pasado que son las 6 de la tarde y no ha terminado su tarea o labor del día? Quisimos conocer la razón de esta problemática y consultamos sobre el tema a Astrid Gómez Mejía, gerente general de OK QUALITY, quien es una experta en el desarrollo y liderazgo de proyectos en los campos de sistemas de gestión, gestión de operaciones y productividad, mejora continua, desarrollo humano y organizacional, capacitación y formación para personal operativo y directivo.

Como ingeniera de alimentos, especialista en producción limpia en procesos industriales y magister en Sistemas Integrados de Gestión y Responsabilidad Social Empresarial, conoce los errores más comunes que cometen los trabajadores con su desorganización, lo cual no solo lleva a retrasar los proyectos o la labor asignada.

También puede amenazar los resultados de toda un área o la promesa de valor de una compañía. Siga estos consejos si quiere ver los resultados para que su trabajo fluya de manera más adecuada:

1. Establezca objetivos

Sus objetivos deben ser:

• Específicos
• Mensurables
• Viables
• Realistas
• Regidos por un plazo

“Identifique sus funciones cotidianas y asígneles períodos cortos para su realización de manera que disponga de tiempo para los imprevistos y las posibles urgencias que se presenten”, indica la experta.

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2. Establezca prioridades

Seleccione las tareas que debe realizar:

• Hacer
• Delegar a otros
• Posponer
• Eliminar de la lista

En las tareas que ha escogido:

• Ocúpese de aquellas que tienen consecuencias a corto plazo.
• Logre tempranamente lo que pueda.
• Fije plazos para las tareas que tienen que postergarse.

Las prioridades se deben fijar equilibrando dos conceptos: Importancia (alta o baja) y Urgencia (alta o baja).

3. Organice

Use una agenda o un programa de computadora para mantenerse al día con sus funciones y compromisos. La planificación responde a las interrogantes “qué, cómo, quién y cuándo” de sus metas y prioridades.

Ahora bien, debe ser igualmente flexible para adaptarse rápidamente a los cambios. En el corto plazo, es decir, un día, haga una lista de tareas y asígneles una prioridad y un plazo de tiempo. Realice aquellas tareas menos agradables a primera hora del día.

1. Seleccione un planificador diario compatible para que sea su único calendario de planificación.
2. Encuentre un solo lugar para guardar el planificador que sea accesible.
3. Escriba las cosas básicas en el planificador diario.
4. Lleve el planificador consigo todo el tiempo.
5. Revise su planificador con regularidad.
6. Use el planificador como su agenda/calendario para todo.
7. Use su planificador como un "almacén cerebral" para capturar sus ideas.
8. Haga una lista diaria de cosas por hacer y revísela con frecuencia.
9. Organice su lista de cosas "por hacer" según sus prioridades y actúe de acuerdo a las mismas.
10. Realice una sesión diaria de planificación.
11. Genere una lista de metas a largo plazo; luego, divida dichas metas en piezas pequeñas y manejables, y asígnelas a sesiones de planificación mensual y semanal.

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4. Aprenda a decir ‘NO’

• No se comprometa a hacer cosas que no pueda terminar por falta de tiempo.
• Recuerde que no puede hacerlo todo.
• Sus compromisos deben ser coherentes con sus metas y objetivos.

5. Aproveche su ‘tiempo de espera’

• Lea su correspondencia o escriba cartas- correos mientras espera.
• Considere las esperas como “tiempo bien aprovechado” y no como una “pérdida de tiempo”.

6. Concéntrese en una sola cosa a la vez

• Concentre su energía en la tarea que realiza.
• Evite interrupciones. Reserve un bloque de tiempo libre de llamadas telefónicas y visitas.
• No pierda tiempo pensando en todas las cosas que quedan por hacer.
• Uso adecuado del teléfono. Dedíquele un tiempo para realizar y atender llamadas telefónicas en bloque. Planifique el objetivo de sus llamadas y escríbalas en un papel. No pida que le devuelvan las llamadas; es mejor mantener el control y volver a llamar a una hora exacta.
• Utilice un reloj de arena cerca del teléfono o póngase de pie, por ejemplo, para recordar ser breve e ir directo al grano.
• Asigne bloques de tiempo para el trabajo.

7. Tenga en cuenta su hora más productiva

• Determine en qué hora del día es usted más productivo: ¿mañana, tarde o noche?.
• Termine las tareas más difíciles dentro de ese período de tiempo.

8. Celebre el éxito

• A fin de mantener un equilibrio saludable entre trabajo y diversión, celebre el logro de sus objetivos.
• Premie sus esfuerzos al completar una tarea o concluir un proyecto.

Si comienza a aplicar estas recomendaciones, verá que en un mes usted podrá tener más tiempo para sí mismo, para actividades como pasar más tiempo con su pareja, sus hijos, con sus padres o practicar un deporte, hacer un curso o ir al gimnasio.

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