Cómo deben prepararse las empresas ante el regreso a las oficinas

La pandemia del Covid-19, y sus consecuencias, será uno de los mayores desafíos comerciales de nuestro tiempo. Para mantener las operaciones en marcha y minimizar el riesgo para los empleados, la mayoría de las empresas han adaptado nuevas formas de trabajo, dejando sus oficinas, fábricas, tiendas y otras instalaciones relativamente vacías.

Pero ya empieza la reactivación. El primero de septiembre comenzó en el país una nueva fase de aislamiento selectivo en la que empezó la reapertura de varios sectores económicos.

Y esta reapertura trae diferentes cambios para las empresas. “El entorno macro generado por la pandemia ha traído consigo profundas transformaciones sociales, económicas y laborales, lo cual ha puesto en evidencia la relevancia de la gestión del cambio para hacer frente a las crisis y momentos de incertidumbre. Las organizaciones deben construir mecanismos y culturas ágiles” expresó Beltrán Benjumea, Managing Director de PageGroup Colombia.

Así, varias compañías tienen luz verde para regresar y empezar a operar paulatinamente. Sin embargo, para que esto ocurra, las empresas deben adaptarse y adecuar sus lugares de trabajo para enfrentar esta nueva normalidad.

Prioridad a la seguridad 

La salud y la seguridad de los trabajadores debe ser la máxima prioridad de la gerencia, debemos seguir cuidando de la salud de todos los colaboradores y, además, ellos son la base y el principal activo de cualquier compañía.  

Desde una perspectiva comercial, salvaguardar el bienestar de los empleados es primordial porque ningún plan para reanudar las operaciones puede tener éxito sin ellos.

Además, los empleados cuentan con sus empresas para ayudarles a volver al trabajo de forma segura.

Los equipos de gestión y administración deberán comprender y garantizar el cumplimiento de las órdenes del gobierno y entidades locales para volver a las oficinas de manera segura. 

Se necesitarán adaptar nuevos protocolos de bioseguridad que estén enfocados en minimizar los factores que pueden generar la transmisión de la enfermedad.

A las empresas y empleadores, el Ministerio de Salud recomienda:

1. Capacitar a sus trabajadores y contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios o de obra en cuanto a las medidas de bioseguridad.
2. Adoptar medidas de control administrativo para la reducción de la exposición, tales como la flexibilización de turnos y horarios de trabajo, así como propiciar el trabajo remoto o trabajo en casa.
3. Reportar a la EPS y a la ARL correspondiente los casos sospechosos y confirmados de covid-19.
4. Incorporar puntos de atención en los canales oficiales de comunicación para brindar información de la enfermedad.
5. Proveer a los empleados los elementos de protección personal que deban utilizarse para el cumplimiento de las actividades laborales que desarrolle para el empleador.
6. Promover el uso de la aplicación CoronApp para registrar en ella el estado de salud de los trabajadores.

A los trabajadores recomienda:

1. Cumplir los protocolos de bioseguridad adoptados y adaptados por el empleador o contratante durante el tiempo que permanezca en las instalaciones de su empresa o lugar de trabajo y en el ejercicio de las labores que esta le designe.
2. Reportar al empleador o contratante cualquier caso de contagio que se llegase a presentar en su lugar de trabajo o su familia. Esto con el fin de que se adopten las medidas correspondientes.
3. Adoptar las medidas de cuidado de su salud y reportar al empleador o contratante las alteraciones de su estado de salud, especialmente relacionados con síntomas de enfermedad respiratoria y reportar en CoronApp.

Las empresas también deben establecer pautas para el uso de equipo de protección personal, como mascarillas y guantes, controlar a los empleados y visitantes para detectar fiebre antes de ingresar al lugar de trabajo y establecer reglas que indiquen cuándo los empleados pueden regresar al trabajo después de recuperarse de una infección.

Retos de gestión 

Los equipos de gestión y administración deben liderar con empatía y demostrar que comprenden que, si bien todos sus empleados han experimentado esta crisis, no todos la han experimentado de la misma manera. 

Algunos empleados pueden tener condiciones que aumentan su riesgo de infección grave por Covid-19 y pueden ser reacios a regresar a la oficina. Otros pueden estar ansiosos por dejar atrás el trabajo remoto, pero tienen responsabilidades que hacen que sea difícil o imposible para ellos hacerlo. La sensibilidad a esta realidad es imprescindible.

Los equipos de gestión administración deben liderar con empatía. 

Asimismo, es imprescindible reconocer que la fuerza laboral necesitará tiempo para adaptarse a las nuevas formas de trabajar después de una pandemia. Los empleados que regresan después de una licencia prolongada o un período de trabajo remoto pueden encontrar que el diseño físico de su lugar de trabajo ha cambiado y sus horarios se han modificado.

Regresar a un lugar de trabajo puede requerir un cambio de mentalidad para aquellos que se han adaptado a trabajar de forma remota. Así, la gerencia debe asegurarse de que los empleados comprendan lo que se les pide y las medidas que está tomando la empresa para proteger su salud. La comunicación es fundamental. 

De acuerdo a la marca Michael Page, estos son algunos consejos clave para las empresas antes del regreso a los lugares de trabajo. 

1. Sea abierto sobre el estado evolutivo de la organización y la forma en que las personas pueden sentirse, en lugar de evitarlo. Admita la incertidumbre uy la posibilidad de hacer un esfuerzo a largo plazo para superar el problema.
2. En términos de liderazgo, muchos líderes aún no aprecian lo importante que pueden ser los mensajes. El liderazgo, de ahora en adelante, se definirá en función de lo que digan, no de lo que se reprima.
3. Prepararse para mostrar y sentir vulnerabilidad: solo mejorará su honestidad y aumentará su credibilidad ante la gente y la industria. Las personas anhelan los mensajes positivos, pero no creerán en ellos si no hay transparencia sobre los negativos.
4. Estar preparado para mostrar la imagen de la fuerza laboral en un mundo post Covid-19. Las organizaciones deberán ser claras en sus comunicaciones, cambiar la estrategia de gestión y comenzar a integrarlas con la psicología de la fuerza laboral actual.