Todo lo que debe saber de su contrato laboral en tiempos de coronavirus

Licencias no remuneradas, acuerdos para reducir salarios, suspensión del pago de primas y otros ajustes hacen parte de los cambios que muchos colombianos están viviendo actualmente debido a la crisis generada por el coronavirus.

Y es que, si bien un poco más de 20 millones de personas mantienen sus puestos de trabajo, buena parte ha tenido que cambiar las condiciones de su contrato para no terminar engrosando las filas del desempleo.

A raíz de la coyuntura ACH Colombia respondió las preguntas más frecuentes de diferentes ciudadanos, a propósito de esta nueva normalidad laboral en tiempos de la cuarentena por la Covid-19.

1. Si una empresa está exonerada del aporte a salud por el artículo 114 del Estatuto Tributario y pacta con un trabajador una licencia no remunerada, ¿el empleador continuará recibiendo atención de la EPS?  

Sí. El empleador debe continuar contribuyendo al aporte de salud del empleado (8%), por lo tanto, el empleado sigue recibiendo atención por parte de su EPS.

Al encontrarse en licencia no remunerada, el empleado no tiene ingresos, por lo que no se le descuenta esta tarifa. Sin embargo, la EPS debe garantizar la prestación del servicio. 

2. ¿Si un empleado tiene nivel de riesgo cinco y, a causa del coronavirus no está ejerciendo, ¿la empresa puede marcar la novedad ‘variación centro de trabajo’ para disminuir el nivel de riesgo a uno?

Es viable cambiar este riesgo siempre y cuando la ARL así lo disponga. Por esta razón, lo primero que tiene que hacer el empleado es realizar la consulta con su ARL respectiva para poder hacer un cambio temporal a través de la planilla en la Pila.

3. ¿La Covid-19 se considera hoy una enfermedad laboral?

Sí. A partir del Decreto 538 del 2020 se incluyó como una enfermedad laboral directa, respecto a un grupo de población específico que es el del sector salud, en el área administrativa, personal de aseo y vigilancia, así como los trabajadores que prestan servicios en las etapas de prevención, diagnóstico y atención.  

Respecto a otros sectores, en caso de presentar esta enfermedad por motivos laborales deberán surtir el proceso de calificación de origen por parte de la EPS o de su ARL, en lo que se conoce técnicamente como primera oportunidad.

4. ¿Cómo se deben liquidar las vacaciones anticipadas? 

Hay dos cambios que es importante resaltar. El primero es que ahora se pueden solicitar con un día de anticipación las vacaciones, y segundo, que se podrán disfrutar antes de haber causado el derecho, es decir, antes de haber trabajado el año laboral.

En este sentido, para liquidar las vacaciones anticipadas se debe seleccionar en la Pila la “novedad de vacaciones”, informando fecha inicial y final del periodo de descanso, validando si el ingreso base de cotización es viable o no para la definición del ingreso base de cotización (IBC), en la planilla.

5. ¿Se debe pagar el auxilio de transporte mientras se trabaja desde casa o si el trabajador está en una licencia no remunerada?

Está claro que si el trabajador labora desde donde vive, no hay lugar para que la empresa pague este subsidio. Lo mismo para el caso en el que el trabajador esté en una licencia no remunerada o cuando se trata de una incapacidad laboral.

6. Para suspender un contrato de trabajo, ¿se requiere un permiso del Ministerio de Trabajo?

La suspensión del contrato laboral se da por diferentes circunstancias como motivos de fuerza mayor o caso fortuito, prestación de servicio militar, suspensión del trabajador o que el mismo trabajador solicite una licencia no remunerada.

De acuerdo con Código Sustantivo del Trabajo, se da cuando la empresa no puede continuar con su operación por razones económicas o técnicas hasta por 120 días, ya sea que tenga que cerrar parcial o totalmente la empresa.

El empleador puede acudir a esta medida, pero siempre será indispensable contar con la autorización por parte del Ministerio de Trabajo.

7. ¿Es verdad que no se debe pagar el aporte a pensión en este periodo de contingencia?

No es cierto. El Decreto 558 del 2020 establece, para los periodos de pensión entre abril y mayo, la posibilidad de pagar únicamente como aporte el 3% del ingreso base de cotización al sistema de pensiones.

Esta es una medida opcional, pues aquellos que quieran continuar pagando el 16% pueden hacerlo. Si optan por el beneficio, el aporte se mantendrá en las proporciones.

Es decir, el empleador pagará el 75% (2,25%) y el 25% restante (0,75%) lo debe cancelar el empleado. En tanto, los trabajadores independientes deben cancelar todo el 3%.

Vale señalar que los empleados que devengan más de cuatro salarios mínimos ($3,5 millones) seguirán aportando al fondo de solidaridad pensional.

8. Si los trabajadores laboran desde la casa, ¿se debe pagar la ARL?

Sí. No importa el sitio donde esté el trabajador, siempre debe cotizar sus aportes a riesgos laborales. Si la persona está ausente del trabajo, por supuesto no se cotiza.

Los teletrabajadores, al igual que cualquier persona contratada para desarrollar una actividad, debe contar con una afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral, incluyendo riesgos laborales.

La empresa debe validar las condiciones del lugar destinado al teletrabajo, para el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.

9. Soy contratista y me suspendieron el único contrato que me generaba ingreso por el coronavirus. ¿Debería reportar novedad de retiro? ¿Si es así, quedo automáticamente en el régimen subsidiado de salud?

Sí, se debe reportar. Es muy importante que las personas que tienen este tipo de problemas reporten la novedad de retiro en la Pila.

Quienes quedan en el régimen subsidiado son aquellos que en algún momento fueron calificados para ser parte del Sisben. Si es así, la persona podrá tener cobertura en salud.

Aquellas personas que no tengan esta oportunidad deben recurrir a planeaciones municipales  o distritales para solicitar que se les aplique la encuesta y así pedir en la EPS el cambio de régimen y no perder la continuidad en los servicios.

10. Una empresa quiere bajar el salario de los empleados a un salario mínimo. ¿Qué repercusión tendría esta decisión frente al aporte a través de la Pila?

Primero que todo, esta reducción de salario no se puede hacer de manera unilateral, es decir, sin el consentimiento de los trabajadores.

Ahora, si se llega a este acuerdo, se debe reportar el cambio en el ingreso base de cotización a través de la Pila, para que el trabajador no se vaya a ver afectado en ningún momento. 

11. En una licencia no remunerada o periodo de vacaciones ¿el trabajador recibe cuota monetaria?

Sí, pero solamente si el trabajador laboró mínimo 96 horas durante el mes. El otro requisito es que entre sus ingresos y el de su cónyuge no sobrepasen los 6 salarios mínimos ($5,2 millones).

Si esté en vacaciones o periodo de incapacidad, también debe recibirla. 

12. ¿Cómo efectuar la liquidación de aportes a contratistas?

Cuando se trata de trabajadores independientes o contratistas solo existe la entrada o el retiro de la Pila. Si el trabajador independiente no está laborando simplemente se reporta la novedad de retiro pues no cabe ninguna alternativa adicional en este caso.

13. ¿Existe algún tipo de novedad para suspensión del contrato de trabajo que no sea retiro?

Cuando se trata de un trabajador dependiente, si hay una suspensión del contrato de trabajo, se debe proceder a marcar esta novedad y que se continúan realizando los aportes a pensión, tal como corresponde.

Si hablamos de un trabajador independiente, la coherencia de datos no permite marcar este tipo de novedad, entonces se tendría que reportar una novedad de retiro, y posteriormente, cuando la persona renueve su ingreso tendrá la posibilidad de realizar su nueva afiliación.

14. ¿Qué sucede si la empresa anticipa las vacaciones sin el derecho causado y el colaborador se retira de la empresa? ¿Se le puede descontar el valor correspondiente a las vacaciones disfrutadas anticipadamente?

Puede pasar. Existen muchos casos en los que el empleado sale a vacaciones y cuando vuelve renuncia. Para que esto no ocurra, se recomienda que, de manera consensuada, entre ambas partes se deje por escrito que no se va a hacer.

15. Si un empleado tiene un contrato a término definido y se termina, ¿se puede dar por terminado más allá de la coyuntura?

Hasta el momento, el Gobierno no ha hecho ningún cambio para los contratos a término fijo. Si este tipo de contratos finalizan debidamente, con todas las condiciones, sencillamente finaliza la unión de trabajo.

Ahora, si se trata de un contrato de prestación de servicios en el sector público, no es posible en este periodo suspenderlos.