Los 6 errores por los que sus emails son un desastre

Una barrera de muchos líderes de las empresas, personas que manejan negocios y trabajadores de todo nivel jerárquico es escribir de una manera en que sea bien recibido el mensaje. De hecho, un informe de la plataforma Capabilia sobre las habilidades que una persona debe desarrollar en cada etapa de la vida laboral, indica que entre los 18 y 30 años las personas estamos en transformación y por eso es importante tener:

• Habilidades en el uso de las nuevas tecnologías

El software que maneja, el conocimiento que ha adquirido (dentro o fuera de la universidad), y otras credenciales técnicas forman parte de las habilidades que abrirán las puertas a sus primeras experiencias laborales. Hablamos de competencias actuales como big data, inteligencia de negocios o gestión de redes sociales.

• Habilidades comunicativas

Quizás sea muy bueno en su profesión, pero si no sabe cómo comunicarse con sus clientes, socios o empleadores le será muy difícil alcanzar sus metas. Saber establecer sus objetivos durante alguna reunión o exposición, escuchar, hacer preguntas correctas, validar lo que cree haber entendido y sobre todo interpretar las señales no verbales puede significar la aceptación de algún proyecto u oportunidad de empleo.

¿Qué quiere decir esto? Aterrizándolo a la vida profesional, un simple email basta para saber si usted está encaminado a lograr sus objetivos laborales. Pero por un error de tipeo o por no comunicar claramente su mensaje, puede poner en riesgo la viabilidad de un proyecto.

Aunque no lo crea, existen unas normas de etiqueta para redactar correctamente un email, de manera que si espera una respuesta, esta llegue de la manera más rápida posible. Los consejos los tomamos de artículos publicados por los portales especializados FastCompany y Business Insider.

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1. Jugando a la ‘papa caliente’

La experta en protocolo, Kat Boogaard, en colaboración para FastCompany, señala algunos pecados en cuanto a la redacción de un correo electrónico. El primero de ellos es jugar a ‘la papa caliente’. Esto ocurre cuando usted está orgulloso de no tener demasiados mensajes en su bandeja de entrada porque los contesta todos casi de inmediato. Aunque es una virtud, tal vez no está considerando la calidad de la respuesta que envía. La experta recomienda que si contesta demasiado corto, tal vez esté actuando inútilmente, y si lo único que hace es pasarle la responsabilidad a otro, está quedando como alguien que no le gusta mucho que se le asignen pendientes.

2. El que muestra que es un ‘gocetas’

Tal vez usted quiera mostrar su buen humor en su próxima respuesta de correo. Pero eso no quiere decir que todos le entenderán su mensaje o que están del mismo humor que usted. Necesita recordar que los correos electrónicos llegan sin el ‘tono’ que usted quiere ponerle a las palabras, lo cual puede hacerle falta al destinatario para entender el humor que utilizó en el mensaje. La solución para esto es pensar en quién o quiénes son los destinatarios de este correo. Así que resérvese el humor cuando quiera enviar un correo a una persona con la que no tiene la suficiente confianza.

3. Los correos tipo ‘pastoral’

A lo mejor considera que en vez de una reunión es conveniente escribir un email para contar todo lo que tiene en mente y, así evitar a toda costa el contacto frente a frente con otras personas. Pero cuando el correo supera las 3.000 palabras, ya se convierte en un asunto difícil de entender. ¡Imagínese exponer un plan de ventas por correo! Nadie, ni el más paciente y con tiempo disponible se atreverá a leerlo por completo. Y lo cierto es que, en un espacio de oficina, termine siendo objeto de reclamos o burlas.

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4. Enviar un mensaje que usted no quiere que nadie más lea

Es fácil dejarse llevar por un enojo para quejarse del jefe con un compañero de trabajo. Si quiere quejarse con algún compañero por medio del correo , así usted crea que el texto llegará solo a una persona, recuerde que las empresas están vigilando todo. O algún chismoso de recursos humanos puede darse cuenta y eso terminará afectándolo profesionalmente. Nadie quiere tener un conflictivo en la casa y hasta podrían pensar en sacarlo por andar en habladurías sobre el jefe o la compañía.

5. Anda ‘casado’ con su bandeja de entrada

De nuevo, no tiene nada de malo estar organizando su bandeja de correos, respondiendo y dando prioridad a los mensajes prioritarios. Si usted se considera un ‘ducho’, muy bien y debería ser un modelo de muchos trabajadores.

Pero, cuando este comportamiento se lleva al extremo de estar todo el tiempo revisando el correo, en la casa, desde el celular, en la reunión con los padres, con su pareja mientras cenan por el aniversario, allí está volviéndose irritante y además, descortés con las personas a su alrededor. El consejo es simple, aléjese del teléfono y enfóquese en la actividad social en la que está. No solo valdrá la pena, sino que se relajará un poco.

6. No sabe cómo saludar en un mail

La forma perfecta de iniciar un saludo de un correo es determinar a quién va dirigido y así encontrará el encabezado adecuado. Según Will Schwalbe, coautor de “Enviado: por qué las personas son tan malas con los emails y cómo pueden mejorar”, eso puede afectar la opinión de las personas sobre quien envía el correo.

Acá le dejamos algunos encabezados y la manera de usarlos correctamente:

• Uno ganador, saludar por el nombre: “Hola Fernando…”

Si quiere ser un poco más formal, usted puede empezar el correo por el apellido del destinatario. “Hola señor López”, “hola, señora Ardila”. La razón para esto es que el uso del nombre o el apellido es perfectamente inocuo, según Schwalbe.

• El que es mejor evitar ‘¡Qué tal!’

Aunque esté tentado de saludar de manera fresca y descomplicada, este tipo de saludo en un correo no se acepta muy bien cuando se dirige a personas con las que no tiene la suficiente confianza. Es un encabezado como para un grupo de amigos o cuando está chateando. También hay que evitar el ‘Quiubo’, ‘Qué onda’ ‘Qué más’, los cuales pueden significar algo como “Hola, no conozco tu nombre, pero intento sonar cool y casual, sin que a lo mejor te des cuenta’.

• Uno neutral: ‘Saludos,’

Este es un buen reemplazo del ‘Hola, (nombre)’, en caso que no recuerde el nombre de quien va dirigido el correo. Pero siempre trate de recordar que habrá una manera de averiguar esta información.

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