¡Mejora tu productividad!: 4 métodos para organizar tu día

A veces sentimos que el tiempo no nos alcanza para llevar a cabo todas las tareas de la semana, terminamos trabajando más horas de las laborables y, como si fuera poco, no dedicamos tiempo para lo que nos gusta.

De hecho, un estudio de Harvard Business Review reveló que, en promedio, los líderes comerciales trabajan 72 horas a la semana, una cantidad bastante alejada a las 48 h permitidas legalmente en el país.

Pero esto no tiene que ser necesariamente así. No hay que trabajar durante más tiempo para completar todo, más bien, hay que asegurarse de hacer una buena gestión para que en menos tiempo se haga lo más importante.

Un estudio de la revista de negocios Inc. Encontró que los dueños de negocios y ejecutivos claves de las empresas desperdician alrededor del 30% de sus horas laborales durante la semana.

En este periodo de tiempo, se desperdician en promedio 6,8 horas en actividades comerciales de poca importancia, 3,9 horas en redes sociales, 3,4 horas en correos electrónicos de poco valor, entre otras actividades. 

Gestionar el tiempo para ser eficiente con todo lo que tenemos que hacer en un día no es una tarea fácil, pero cada vez se vuelve más necesario encontrar un método para mejorar la productividad y, así, tener tiempo para todo.

Aquí le contamos 4 métodos de para mejorar su productividad y administrar mejor su día.

GTD

El método GTD, o ‘Getting Things Done’ por sus siglas en inglés, es una técnica de organización de tareas para lograr hacer más por día y, así, optimizar el tiempo.

En este método se deben seguir los siguientes pasos:

1. Revisar la importancia de las tareas que nos llegan a diario y si estas son ejecutables. Si al hacerlo encontramos que no se pueden ejecutar, estas se pueden descartar por completo, guardarlas para más adelante o archivarlas como referencia. Si se pueden accionar, seguimos al paso 2
2. Si, por el contrario, se pueden realizar, debemos preguntarnos si la tarea se puede hacer en un solo paso o no, y así, identificar si se trata de una tarea individual o de un proyecto.
   • Si es una tarea, debemos aplicar la regla de los 2 minutos. Si completar una tarea tarda menos de dos minutos, como responder un correo corto, debemos ejecutarla al instante. Si no es así, podemos o hacer esa tarea después de las tareas de 2 minutos o delegarla en el caso de que no sea una de nuestros objetivos directos.
   • Si es un proyecto, debemos hacer una lista de tareas indispensables para llevarlo a cabo, colocarles un orden y plazos.

Trabajar por bloques de tiempo 

En este método es indispensable tener una agenda o un cuaderno, pues en esta técnica se debe planificar con antelación cuales van a ser las actividades que realizaremos, bloqueando las horas con cada tarea. 

Para ello, lo primero es saber qué se debe lograr y en que plazo, para así hacer una distribución de tiempo y establecerla en el calendario.

Además, hay lo que se conoce como bloques de tiempo proactivos y reactivos. Los primeros son aquellos en los que se realizan las tareas importantes, que tienen un plazo; mientras que los reactivos son aquellos espacios en los que se hacen tareas de menor importancia, como contestar correos.

_{Trabajar con bloques de tiempo ayuda a saber qué hacer y cuándo hacerlo.} 

La forma en la que se organice el tiempo depende de cada persona. Si te sientes más productivo en la mañana, por ejemplo, puedes destinar las 2 primeras horas del día a hacer tareas más complejas, pues te puedes concentrar mejor en ellas.

Los bloques de tiempo no son sólo listas que indican las acciones que debes hacer; sino que estos te permiten estar organizado en cuanto a qué hacer y cuándo hacerlo.

Método MIT (Most important task)

Esta técnica se centra en las tareas esenciales de un proyecto. En vez de tener una larga lista de tareas, la idea es determinar un máximo de 3 que sean prioritarias y trabajar en ellas durante el día. No se debe empezar ninguna otra cosa antes de haber completado esas 3 más importantes.

Gestiona el tiempo con la técnica de Pomodoro

Se trata de trabajar en intervalos de tiempo pequeños y productivos, haciendo descansos cortos entre ellos. 

Para hacerlo solo se necesita tener el temporizador en un celular o computador. Lo primero es escoger una tarea, trabajar en ella durante 25 minutos, descansar durante 5 y empezar con una nueva tarea durante otros 25.

Así continua el ciclo hasta que se completan 4 intervalos de pomodoro, momento en el que se debe tomar un descanso de entre 15 y 30 minutos, para comenzar de nuevo.

Esta técnica permite lograr una mayor concentración durante los 25 minutos sin sentir fatiga mental. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los intervalos pomodoro son momentos ininterrumpidos de concentración, es decir, se debe evitar el uso del celular y de pausas en medio de la sesión.

Estas 4 técnicas de gestión de las tareas y el tiempo te pueden ayudar a ser más productivo tanto en tus horas laborales como en tus horas de estudio.