Qué son las "oficinas secretas" y cómo son una alternativa al teletrabajo en crisis como la del coronavirus

Algunas personas las llaman “oficinas fantasma”. Se trata de edificios en barrios y localidades seguras que permanecen “hibernando” durante años.

Quizás camines cerca de estos edificios sin prestarles atención. Tienen poca o ninguna señalización. Tal vez una verja alta y cámaras de seguridad.

Pero dentro hay filas y filas de escritorios esperando a ser usados en caso de desastre. Un lugar donde establecerse si la oficina habitual está inaccesible o destruida.

Ataques terroristas, desastres naturales y sí, también pandemias: estos eventos pueden causar que una compañía cambie de oficina abruptamente y se traslade a los llamados sitios de “recuperación de desastre” o “continuidad de negocio”.

Ahora, una crisis real se cierne sobre todos. En respuesta al nuevo y global coronavirus, las compañías, incluyendo grandes bancos, han activado estos planes de contingencia.

La idea es que si un virus afecta a la sede principal de una empresa, el personal pueda utilizar un lugar alternativo para continuar trabajando.

Es una alternativa a trabajar desde casa, lo cual no es posible para todos los trabajadores, como aquellos que lidian con información comercial delicada, por ejemplo.

Algunas compañías guardan tarjetas con el nombre de sus empleados y las sitúan en los escritorios para que cada cual sepa dónde sentarse inmediatamente.

Las computadoras, los teléfonos y los software de negocios se alistan en estas localidades también. Los edificios se bordean con muros altos y seguridad extrema. También se construyen para soportar huracanes y terremotos.

No todos los negocios pueden pagar estas instalaciones, pero las oficinas alternativas ofrecen una seguridad crucial para ciertas compañías cuando las crisis golpean.

Con frecuencia, estas situaciones solo duran unos días o semanas. Pero con el coronavirus como potencial amenaza hasta 2021, las firmas pueden depender de estas oficinas secretas durante un tiempo mayor.

Construidas para el desastre

“Tenemos clientes en varias regiones que usan nuestras instalaciones. Esto nunca ha pasado, es el primer evento global que estamos gestionando”, comenta Patrick Morley, vicepresidente de gestión de producto global en Sungard Availability Services, una compañía que provee oficinas de emergencia y tecnologías a las empresas.

Sungard tiene 60 oficinas secretas en unos nueve países, entre ellos Estados Unidos y Reino Unido. Muchas de las oficinas se encuentran en Londres.

Las empresas, por lo general, rentan un cierto número de escritorios en los centros de recuperación de desastres, A veces comparten estos espacios con otras compañías, pero las más poderosas tienen acceso exclusivo.

Al distribuir la fuerza de trabajo en un mayor número de sitios, los negocios esperan mitigar algunos de los riesgos del covid-19, la enfermedad causada por el nuevo coronavirus.

Pero muchos dicen que trabajar desde casa es mejor, ya que cualquier espacio compartido puede convertirse en un lugar de transmisión del virus.

Morley confirma que sus clientes piensan en la higiene y le piden que limpie las oficinas antes de comenzar la jornada. Sungard ha colocado muchos desinfectantes de manos en sus edificios. También hay carteles que recuerdan a los empleados que deben lavarse las manos.

La compañía, además, tiene personal de limpieza contratado.

Las agencias de servicios financieros y bancos son el tipo de negocio que con mayor probabilidad contratan estos servicios, pero también aseguradoras, petroquímicas e inmobiliarias.

Por razones de seguridad, las compañías rara vez revelan la ubicación de sus oficinas secretas.

Aunque los nombres de los clientes son confidenciales, algunos detalles de las instalaciones de Sungard son públicos. La firma tiene un edificio en el centro de Londres que alberga espacio para 1.700 personas.

Cuando los negocios quieren enviar a su personal a las oficinas de emergencia, se les pide transferir sus operaciones inmediatamente y se les da un tiempo específico en que comenzarán las nuevas condiciones de trabajo.

Algunos trabajadores han tenido acceso previo a las nuevas instalaciones durante ensayos y pruebas. Para otros se trata de un lugar completamente desconocido. Pero hay formas de hacer esta transición más llevadera.

Según Morley, uno de sus espacios en Londres, prácticamente vacío la mayoría de los días, mantiene dos de sus tres entradas bloqueadas.

Sin embargo, cuando un cliente alquila un espacio, una de esas entradas puede abrirse y usarse como la nueva zona de recepción. De esa forma, los empleados pueden ser saludados por el mismo o la misma recepcionista que habitualmente les conoce.

Algunas empresas incluso mantienen el acceso a través del deslizamiento de tarjetas. Una vez dentro, el personal encuentra señalizaciones que le indican a qué zona dirigirse, dependiendo de su función. Todo el equipamiento que necesitan ya está listo y esperando por ellos.

Este tipo de oficinas se conocen como “sitios calientes” en la industria porque pueden usarse inmediatamente y no necesitan equiparse o “calentar” antes.

Los “sitios fríos”, por el contrario, suelen ser simples y están vacíos a la espera de que el equipamiento se transfiera durante una crisis.

Problemas de la industria

Proveer alimentos es un reto porque nadie puede predecir cuándo estas oficinas de emergencias estarán en uso y por cuánto tiempo. Morley, de Sungard, tiene una lista de cafés y restaurantes que proveen alimentos en cada ubicación.

De acuerdo a Chloe Demrovsky, presidenta y jefa ejecutiva del Instituto Internacional de Recuperación de Desastres, las pandemias son un tipo de crisis muy específico.

La mayor amenaza para la que las compañías se llevan preparando es un ataque cibernético. "La posibilidad de una pandemia no estaba en el radar de muchos", reconoce Demrovsky.

Según la ejecutiva, los ataques del 11 de septiembre de 2001 definieron la preparación actual para desastres. Después de ese año, la destrucción de las Torres Gemelas del World Trade Center en Nueva York empujó a que los negocios invirtieran en oficinas de emergencia.

“Presumiendo que el modelo es un ataque terrorista, querrás que tu gente salga del centro de la ciudad, donde existe mayor riesgo”, dice Demrovsky.

Si el 11 de septiembre es parte de la explicación de que existan hoy oficinas secretas, ¿por qué no se le pide a los empleados que simplemente trabajen desde casa?

Demrovsky apunta que algunos negocios trabajan con información muy delicada, por lo que trabajar desde casa con dispositivos personales puede ser inseguro. Ese tipo de firmas toman las cosas muy en serio.

También hay problemas logísticos. "He oído hablar de organizaciones con problemas porque sus empleados no pueden transportar sus computadoras de escritorio a casa", ejemplifica Demrovsky.

Algunas firmas también trabajan con computadoras ultra rápidas para procesar datos de mercados financieros con mínima demora.

Estas son algunas de las razones por las que una compañía elige tener una oficina de recuperación de desastre en vez de trabajar desde casa.

“Lugares sin alma”

David Teed es un consultor de negocios que se especializa en preparación para desastres. Dice que las oficinas de emergencia, a veces aburridas y equipadas con lo esencial, pueden resultar desoladas para los empleados.

“Se trata de lugares sin alma y, para ser honestos, no querrás pasar mucho tiempo en ellas, pero son útiles”, dice Teed.

Algunas de las oficinas secretas que Teed ha visitado alrededor del mundo están diseñadas contra todo tipo de amenazas. “Algunas de ellas están en búnkeres y edificios a prueba de bombas”, explica.

En Oklahoma, Estados Unidos, estos edificios están construidos para sobrevivir huracanes y tornados.

El tejado de Corus 360, un centro de datos en Georgia, EE.UU., está diseñado para soportar vientos de más de 200 kilómetros por hora. "Es una instalación fortalecida", dice Steve Gruber, ejecutivo de Res-Q. Su empresa provee instalaciones y tecnología a sus clientes, incluyendo a Corus 360.

El edificio de Res-Q para Corus 360 tiene capacidad para 150 personas. Su piso tiene un sistema de detección de filtraciones y un generador de electricidad de emergencia con 48 horas de combustible.

Las paredes están hechas de cemento y la mayor parte del edificio está bajo tierra. Incluso hay duchas por si los trabajadores quieren refrescarse.

Un lujo en tiempos inciertos

Debido a la expansión del coronavirus, Gruber dice que el personal en las instalaciones de Res-Q en Georgia ha escalonado sus horarios, algo que la compañía nunca ha hecho, para que las operaciones puedan continuar.

“Hemos tenido varios clientes que preguntan por nuestra disponibilidad”, añade Gruber, en referencia a la situación de la pandemia.

Sin embargo, a Gruber le preocupa que algunos clientes no quieren probar sus instalaciones con tiempo suficiente.

“Apostamos por que las empresas siempre realicen pruebas. No sabes si la solución o estrategia va a funcionar a menos que lo pruebes antes”, reconoce.

Alan Woodward, experto en ciberseguridad de la Universidad de Surrey en Reino Unido, concuerda en lo importante que es este punto. “Es como las alarmas por incendio, hay que probarlas antes”.

Aunque algunas empresas han gastado sumas gigantes de dinero para asegurarse de tener oficinas de emergencia listas, es importante recordar que se trata de un lujo, dice Daniel Aldrich, director del programa de seguridad en la Universidad del Noreste de Boston, EE.UU.

“Muchas firmas que hemos entrevistado en el área de Boston no tienen eso”, explica.

También apunta a que las compañías están siendo igualmente afectadas porque las personas están confinadas en casa y centran sus gastos en comida.

Aldrich se pregunta si el gobierno tomará acción para evitar la bancarrota de varias empresas. Por ahora, estas compañías de emergencia ofrecen un espacio de seguridad para empleados que no pueden trabajar desde casa.

¿Regresarán a su oficina regular una vez se haya acabado la pandemia?. Puede que sí, pero puede darse el caso que no.

Hay que analizar si esta enfermedad afectará a la sociedad a largo plazo, pero los cambios en la forma en que trabajamos pueden ser sorprendentemente permanentes.