La ‘reunionitis’ virtual, otra epidemia en las oficinas

Hace unos días, causó indignación la noticia de Vishal Garg, consejero delegado de Better.com, quien reunió a 900 de sus colaboradores en Zoom, una de las plataformas más usadas hoy en las empresas. El directivo comenzó la videollamada con esta frase: “Si estás convocado es porque vas a ser despedido”. Así, el funcionario echó a todos quienes, según él, no cumplieron la cuota de productividad de la empresa.

El hecho, más allá de cualquier otra consideración, ilustra cómo hoy este tipo de plataformas se utiliza para todo, hasta para despidos masivos. El tema ya era un problema antes de la pandemia, pero se ha agudizado con la crisis sanitaria. En parte, la puesta en marcha del trabajo remoto volvió la ‘reunionitis’ otra epidemia dentro de las oficinas.

Un estudio hecho en abril por Doodle, otra de las compañías que provee este servicio, 69 por ciento de 1.000 trabajadores remotos de tiempo completo señalaron que sus reuniones habían aumentado desde el comienzo de la pandemia y 56 por ciento se quejaron de que estas citas virtuales estaban afectando su productividad.

Otros estudios dicen que las reuniones de hoy son 20 por ciento más cortas, pero que confirman que están multiplicándose. No solo se hacen para resolver asuntos urgentes, sino para saludar, ponerse al día con el equipo, recibir feedback del grupo e incluso para preparar otra reunión.

Peor aún, muchas de ellas surgen de manera espontánea, como le sucede a Elvira, una empresaria que ha visto sus reuniones crecer como espuma. “Algunas se organizan cinco minutos antes de la convocatoria y toca dejar todo para estar allí”. Algunas de ellas son para temas que podrían solucionarse con un mensaje de correo electrónico o en el chat grupal.

Es tal la fatiga de estas plataformas, que en un sondeo del diario The Wall Street Journal sobre las mejores y peores tecnologías en el trabajo, las plataformas de reuniones salieron como las que peor impactan la productividad, mientras que los audífonos que cancelan sonidos exteriores fueron los más ponderados porque ayudan al cumplimiento de objetivos.

Según Melanie Amaya, CEO de Amayaco, una reunión, tanto virtual como presencial, necesita ser efectiva para agregar valor a los equipos de trabajo. “De lo contrario, no solo puede afectar la productividad del equipo, sino que quienes asisten pueden perder tiempo valioso que podrían invertir en otras labores”. Algunos creen que esta ‘reunionitis’ virtual es una nueva manera de controlar al grupo remotamente.

Sería similar a darse el paseo por el piso para ver en qué están todos. Sin embargo, con la adición de horas laborales que ha llegado con el trabajo remoto, algunos señalan que más reuniones son más tareas. Según Rob Cross, profesor de liderazgo global en Babson College y autor del libro Beyond Collaboration Overload, “aun si son breves, las reuniones puede ser una carga para el cerebro y generar cansancio”, dijo a The Wall Street Journal.

Según Amaya, para que una reunión sea efectiva necesita cumplir con algunas características como, por ejemplo, tener un objetivo claro para todos los asistentes. “Solo se debe invitar a las personas cuya participación sea clave para el alcance del objetivo”, dice. Además, el líder de la reunión debe estructurar previamente una agenda, con pasos, metodología y tiempos que permitan alcanzar el objetivo.

Por último, señala que quien lidera la reunión también debe manejar el tiempo y moderar la participación de los convocados, de tal manera que la reunión termine a la hora planeada y que el grupo se mantenga enfocado en el objetivo de la reunión. “Si en la reunión se establecen nuevas tareas específicas, todos los participantes deben tener claro quién es responsable por cada tarea o entregable, así como plazos de cumplimiento”, advierte.

Los empleados del sondeo de Doodle tienen esperanza de que sus jefes vayan aprendiendo sobre el tema y establezcan prioridades para evitar la fatiga por reuniones virtuales. También podrían idear otros mecanismos para mantener al grupo cohesionado. Tal como están las cosas, dicen, la ‘reunionitis’ virtual es insostenible.